Kaufmännische Fachkraft für Büroorganisation und Verwaltung (m/w/d) in Teilzeit

Für die zentrale Büroverwaltung mehrerer inhabergeführter Unternehmen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige und erfahrene kaufmännische Fachkraft (m/w/d).

Arbeitsort: 69181 Leimen
Arbeitszeit: min. 20–30 Wochenstunden
Arbeitszeiten: flexibel nach Absprache
Anstellung: unbefristet

Ihre Aufgaben:

• Bearbeitung und Organisation des zentralen E-Mail-Postfachs
• E-Mails verstehen, priorisieren, beantworten und weiterleiten
• Erforderliche Aufgaben aus eingehenden Nachrichten ableiten
• Offene Vorgänge konsequent nachhalten und deren Erledigung kontrollieren
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Geschäftspartnern, Kunden, Lieferanten, Mietern und Dienstleistern
• Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Banken und weiteren externen Ansprechpartnern
• Prüfung und Zuordnung eingehender Rechnungen
• Vorbereitung und Durchführung des Zahlungsverkehrs nach entsprechender Freigabe
• Überwachung offener Forderungen und Zahlungseingänge
• Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und Geschäftsunterlagen
• Überwachung von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen
• Organisation der digitalen und physischen Ablage
• Priorisierung und Weiterleitung von Vorgängen an die zuständigen Personen
• Direkte organisatorische Unterstützung des Inhabers

Ihr Profil:

• Kaufmännische Ausbildung ist wünschenswert
• Mehrjährige Erfahrung im Büro oder in der kaufmännischen Verwaltung
• Wiedereinsteigerinnen und Wiedereinsteiger sind ausdrücklich willkommen
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit E-Mail und Microsoft Office
• Erfahrung mit Rechnungen und grundlegenden kaufmännischen Abläufen
• Sicherer Umgang mit digitalen Dokumenten und Ablagesystemen
• Offenheit für moderne Arbeitsweisen und KI-Anwendungen
• Führerschein der Klasse B
• Zuverlässige, gewissenhafte und diskrete Arbeitsweise
• Selbstständiges Mitdenken und eigenverantwortliches Handeln
• Konsequenz beim Nachfassen offener Vorgänge
• Freundliches, professionelles und bei Bedarf durchsetzungsfähiges Auftreten
• Fähigkeit, auch bei vielen unterschiedlichen Themen den Überblick zu behalten

Wir bieten:

• Eine unbefristete und langfristig angelegte Beschäftigung
• Flexible Arbeitszeiten nach Absprache
• Einen festen Arbeitsplatz in Leimen
• Abwechslungsreiche Aufgaben für mehrere Unternehmen
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Inhaber
• Kurze Entscheidungswege
• Eigenverantwortliches Arbeiten
• Eine gründliche Einarbeitung
• Langfristige Entwicklungs- und Gestaltungsmöglichkeiten

Die Tätigkeit wird überwiegend vor Ort in unserem Büro in Leimen ausgeübt.